คู่มือนี้จะแนะนำวิธีการทำ Import สินค้าใหม่เข้าระบบ POS2U รวมถึงการแก้ไขรายการสินค้าจำนวนมาก โดยใช้วิธีการ Import ไฟล์แก้ไขเข้าไป ทำให้สะดวกต่อการจัดการฐานข้อมูลสินค้าจำนวนมาก
โดยการ Import ข้อมูลสินค้าจะมีด้วยกัน 2 รูปแบบหลักคือ การ Import ข้อมูลสินค้าใหม่ที่ไม่เคยมีในฐานข้อมูลของลูกค้ามาก่อน และ การ Import แก้ไขข้อมูลสินค้า ซึ่ง 2 แบบนี้จะมีวิธีการทำแตกต่างในบางจุด ซึ่งจะแนะนำให้ที่ละส่วนตามหัวข้อต่อไป
คำแนะนำในการ Import ไฟล์
– จำนวนรายการสินค้าที่ import ต่อครั้งสูงสุด ไม่เกิน 100 รายการ ต่อ 1 ไฟล์
– ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไข ตำแหน่งคอลัมน์ในไฟล์ Excel ได้
– ข้อมูลที่ Import จะยังไม่ได้เข้าระบบในทันที ต้องรอระบบคิวดำเนินการ ( ความเร็วในการ Import ขึ้นอยู่กับจำนวนคิวในตอนนั้น )
1. เครื่องมือที่ใช้งาน
โปรแกรม Microsoft excel หรือโปรแกรมจัดการตารางการคำนวณ (สเปรดชีต) อื่นๆ ที่สามารถเซฟไฟล์นามสกุล .xls ได้
2. ขั้นตอนการเปิดสิทธิ์ให้ import ไฟล์ได้
โดยปกติแล้ว ค่าเริ่มต้นการใช้งาน pos2u จะยังไม่เห็นเมนูการ import ไฟล์ ให้ดำเนินการต่อไปนี้เพื่อเปิดเมนู
**แนะนำให้เปิดสิทธิ์ในส่วนนี้เฉพาะผู้ดูแลร้าน เนื่องจากอาจมีผลกระทบต่อข้อมูลในร้านของท่านได้**
1. ตั้งค่าระบบ
2. เข้าเมนู user login
3.เลือก user ที่ต้องการ กดปุ่ม แก้ไข
4. ดูที่ช่อง “กรุณาเลือกสิทธิ์ในการเข้าใช้งานต่างๆของ User login”
5.กดทำเครื่องหมายที่ “สามารถ Import ข้อมูลรายการสินค้าได้” แล้วกดบันทึก
3. วิธีเข้าเมนู import
ไปที่ สินค้าคงคลัง >> รายการสินค้า >> Import ( หากไม่พบให้ดูที่ขั้นตอนการเปิดสิทธิ์ )
เมื่อกดเข้าไปจะเจอกับหน้านี้ โดยจะมีรายละเอียดแต่ละส่วนดังต่อไปนี้
ปุ่ม Import สินค้า – (ปุ่มในกรอบสีเขียว) กดเพื่อเข้าเมนูการจัดการ import ข้อมูลสินค้า
วันที่ – แจ้งวันและเวลาที่อัพโหลดไฟล์เข้าระบบ
Upload by – แจ้งชื่อ user ที่อัพโหลดไฟล์
สถานะ – แจ้งสถานะการอัพโหลดไฟล์ ว่าอยู่ในขั้นตอนใด
Upload file – กดเพื่อดูรายละเอียดของไฟล์ที่อัพโหลดไป
4. การทำ import ไฟล์สินค้าสินค้าใหม่
4.1 การเตรียมไฟล์ ให้ download ไฟล์ต้นแบบ เพื่อนำมากรอกข้อมูลสินค้าจากระบบ ดังรูป
ซึ่งจะได้ไฟล์ excel มาใช้ในการกรอกข้อมูลต่างๆ ซึ่งจะมีหน้าตาดังรูปข้างล่างนี้ โดยสามารถใช้โปรแกรมได้ทั้ง Microsoft excel, Openoffice, หรือโปรแกรมอื่นที่ save นามสกุล .xls ได้
4.2 การกรอกข้อมูล ความหมายแต่ละช่องคือดังต่อไปนี้ โดยข้อที่มี ** จำเป็นต้องกรอกข้อมูล ห้ามปล่อยว่าง
รหัสสินค้า – กรอกรหัสสินค้าที่ต้องการตั้ง ( กรณีให้ระบบตั้งรหัสอัตโนมัติ ไม่ต้องกรอก )
รหัสบาร์โค้ด – กรอกรหัสบาร์โค้ดที่ต้องการ
** หมวดหมู่ – หากต้องการตั้งหมวดหมู่ให้กรอกที่ช่องนี้
** ชื่อสินค้า – ให้ใส่ชื่อสินค้าที่ต้องการ
** ราคาทุน – ให้กรอกราคาทุนสินค้าที่ต้องการ ( หากเป็นร้านที่เพิ่งเปิดกิจการใหม่ ยังไม่เคยมีการขายมาก่อนเลย ให้ใส่เป็น 0 ก่อน แล้วเมื่อมีการทำรับสินค้าเข้า ระบบจะมีการปรับปรุงราคาทุนให้ )
** ราคาขาย – เป็นการตั้งราคาขายสินค้า ( กรณีต้องมี vat ในการขาย ให้ใส่ราคาขายที่รวม vat แล้ว )
ภาษีขาย – ตั้งค่าภาษีสินค้า ( เป็นภาษีชนิดคำนวณรวมอยู่ในราคาสินค้าแล้ว including vat )
** จำนวนเตือนสินค้าใกล้หมด – ตั้งว่าเมื่อมีสินค้าเหลือจำนวนเท่าไหร่ จะมีการแจ้งเตือน
** ประเภทสินค้า – ให้กรอกเลขดังต่อไปนี้
1 = สำหรับสินค้ามีสต๊อก ( สินค้าทั่วไป, จับต้องได้, เป็นชิ้น, มีการตัดสต๊อก)
0 = สินค้าไม่มีสต๊อก ( เช่น ค่าบริการต่างๆ, ค่าขนส่ง, สินค้าที่จับต้องไม่ได้ )
** ประเภทสต๊อก – ให้กรอกเลขดังต่อไปนี้
0 = สินค้าพื้นฐาน ตัดสต๊อกสินค้าตัวเอง, ตัดสินค้าปกติ
1 = สินค้า Serial/IMEI ( ตัดสต๊อกด้วยหมายเลขเฉพาะของสินค้าที่ไม่ซ้ำกัน )
ผู้จัดจำหน่าย – ชื่อบริษัทที่ขายสินค้านี้ให้กับเรา
กลุ่มราคาสินค้า 2 – หากมีการตั้งกลุ่มราคาสินค้าอื่นเพิ่มในหน้า ตั้งค่าระบบ > ตั้งค่าพื้นฐาน > ชื่อกลุ่มราคาสินค้า ให้กรอกราคาสินค้าที่ต้องการตั้ง ( กลุ่มราคาสินค้า 2 มาจากช่องที่ 2 เรียงตามลำดับ )
กลุ่มราคาสินค้า 3,4,5 – หลักการเดียวกับกลุ่มราคาสินค้าที่ 2 หากไม่ตั้งไม่จำเป็นต้องใส่
** หน่วยสินค้า – ให้กรอกเลขดังต่อไปนี้
0 = สินค้าที่ขายเป็นจำนวนเต็ม ไม่มีการขายแบบทศนิยม เช่น ขายเป็นชิ้น, อัน
1 = สินค้าที่ขายเป็นจำนวนทศนิยม เช่น สินค้าขายเป็นน้ำหนัก, ขายเป็นลิตร
ข้อที่มี ** จำเป็นต้องกรอกข้อมูล ห้ามปล่อยว่าง
ตัวอย่างการกรอกข้อมูลสินค้า ตัวอย่างคือ
สินค้าชนิดที่ 1 ขายกาน้ำชงกาแฟ ทุน 450 บาท ขายปกติ 850 ถ้าลดพิเศษ เช่น แชร์เพจ จะขายให้ที่ 800 บาท มีภาษีขาย 7% ให้เตือนการขายเมื่อสินค้ามีในสต๊อกเหลือแค่ 3 ชิ้น
สินค้าชนิดที่ 2 สินค้าเป็นค่าบริการจัดส่ง 50บาท โดยมีทุนการจัดส่งที่ 45 บาท
สินค้าชนิดที่ 3 ขายเนื้อไก่ ทุนกิโลละ 70 บาท ขายปกติ 130 มีสินค้าในสต๊อกจำนวน 2 กิโลกรัม มีภาษีขาย ห้เตือนการขายเมื่อสินค้ามีในสต๊อกเหลือแค่ 2 ชิ้น
ในกรอบสีแดง คือข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก ห้ามปล่อยว่าง ช่อง ประเภทสินค้า กับ ประเภทสต๊อก คือให้กรอกรหัส ตามที่กล่าวไว้ก่อนข้างต้น เตือนการขายเมื่อสินค้ามีในสต๊อกเหลือ
4.3 การบันทึกไฟล์ ก่อนบันทึกให้ตรวจสอบไฟล์ก่อนว่ามีสินค้าในตารางเกิน 100 แถวหรือไม่ เนื่องจากการอัพโหลด จะรองรับสินค้าไม่เกิน 100 รายการ/ไฟล์ หากมีสินค้าเกิน แนะนำให้ทำหลายๆไฟล์ แล้วตั้งชื่ออย่าให้ซ้ำกัน (เพื่อลดความสับสน) ในการอัพโหลด ส่วนวิธีการเซฟไฟล์แนะนำให้เซฟเป็นไฟล์ .xls โดยให้บันทึกด้วยวิธีการ save as >> แล้วเลือกชนิดไฟล์เป็น .xls ( ซึ่งแต่ละโปรแกรมจะมีวิธีแตกต่างกันเล็กน้อย)
4.4 การอัพโหลดไฟล์เข้าระบบ หลังจากเซฟไฟล์แล้ว ให้ไปที่เมนู import ( ที่เดียวกับ download ไฟล์ต้นฉบับ ) ไปที่เมนู สินค้าคงคลัง >> รายการสินค้า >> import >> import สินค้า จากนั้นให้เลือกที่ “เพิ่มสินค้า” แล้วเลือกไฟล์สินค้าที่ทำไว้ แล้วกดปุ่ม import
หากในไฟล์ ใส่ข้อมูลผิดพลาด จะมีขึ้นแสดงเตือนให้ทราบว่าเป็นข้อมูลในส่วนใด ให้แก้ไขไฟล์ใหม่ ก่อน Import ไฟล์อีกครั้ง
หากข้อมูลถูกต้องทั้งหมดจะขึ้นเตือนดังนี้ แล้วเข้ามาสู่หน้าสถานะการโหลด
ในแต่ละช่องจะแจ้งข้อมูลดังต่อไปนี้
วันที่ – แจ้งวันเวลาที่ upload ไฟล์เข้าระบบ
Upload by – ชื่อ user ที่เป็นผู้ upload ไฟล์
สถานะ – จะมีด้วยกัน 2 สถานะ คือ กำลังดำเนินการ แปลว่า อยู่ในระหว่างการดำเนินการ, และสถานะ เสร็จสมบูรณ์ แปลว่า ไฟล์เข้าสู่ระบบฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ( ทั้งนี้การดำเนินการจะเสร็จสิ้นช้าเร็วไม่เท่ากัน ขึ้นอยู่กับจำนวนคิว, ความเร็วอินเตอร์เน็ต ในตอนนั้นๆ )
Upload file – คือไฟล์ที่ upload ขึ้นไป
หลังจากอัพโหลดไฟล์เสร็จสิ้น ตัวข้อมูลสินค้าทั้งหมดจะสามารถเข้าไปตรวจสอบได้ที่เมนู สินค้าคงคลัง >> รายการสินค้า ซึ่งสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูลได้ตามที่ต้องการ
5. การ Import ไฟล์ เพื่อแก้ไขสินค้า
ในบางกรณีที่มีความต้องการแก้ไขข้อมูลสินค้าจำนวนมาก การเข้าไปแก้ไขทีละสินค้า อาจทำให้ไม่สะดวก และมีข้อผิดพลาดได้ POS2U จึงเพิ่มระบบวิธีการแก้ไขสินค้าโดยใช้วิธีการ import ไฟล์ เพื่อให้แก้ไขสินค้าจำนวนมากได้สะดวกยิ่งขึ้น ซึ่งวิธีการทำนั้นจะคล้ายๆ กับการ Import ไฟล์ สินค้าใหม่ เพียงแต่มีวิธีการ และข้อกำหนดปลีกย่อยที่ต้องทราบ เพื่อป้องกันความผิดพลาด
5.1 การเตรียมไฟล์ ให้ download ไฟล์ต้นแบบ เพื่อนำมากรอกข้อมูลสินค้าจากระบบ
ซึ่งจะได้ไฟล์ excel มาใช้ในการกรอกข้อมูลต่างๆ ซึ่งจะมีหน้าตาดังรูปข้างล่างนี้ โดยใช้โปรแกรมได้ทั้ง Microsoft excel, Openoffice, หรือโปรแกรมอื่นที่ save นามสกุล .xls ได้
หลักการของการ import แก้ไขสินค้านั้น จะใช้ระบบตรวจยึดจากรหัสสินค้าเป็นหลัก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องรู้รหัสสินค้าที่ถูกต้อง ในการทำไฟล์ข้อมูลแก้ไขสินค้า ซึ่งหากรหัสไม่เหมือนกันแล้ว ระบบจะมองเป็นสินค้าตัวใหม่ทันที ดังนั้น หากไม่แน่ใจว่ามีสินค้ารหัสอะไรบ้าง ให้ดำเนินการดาวน์โหลดข้อมูลสินค้าในระบบมาตรวจสอบ ตามวิธีดังต่อไปนี้
เข้าไปที่ระบบหลังบ้าน >> สินค้าคงคลัง >> รายการสินค้า >> Export >> ข้อมูลสินค้า
จะได้ไฟล์ excel ที่มีข้อมูลต่างๆ ออกมา ( หน้าตาไฟล์ประมาณรูปข้างล่าง ) แล้วจึงนำข้อมูลนั้นไปเปรียบเทียบกับไฟล์ที่ไว้ใช้กรอกข้อมูลในการ import แก้ไขสินค้าต่อไป
5.2 การกรอกข้อมูล ในส่วนนี้หากต้องการแก้ไขส่วนใดให้กรอกข้อมูลเฉพาะช่องนั้น หากไม่ต้องการแก้ ให้ปล่อยเป็นช่องว่างไว้ แต่ข้อที่มี * จำเป็นต้องกรอกข้อมูล ห้ามปล่อยว่าง
**รหัสสินค้า – กรอกรหัสสินค้าที่ต้องการแก้ไข โปรดตรวจสอบรหัสสินค้าให้ถูกต้อง เพราะต้องนำรหัสสินค้าไปเปรียบเทียบกับฐานข้อมูล ในการแก้ไข
รหัสบาร์โค้ด – กรอกรหัสบาร์โค้ดที่ต้องการแก้ไข
หมวดหมู่ – กรอกชื่อหมวดหมู่ที่ต้องการแก้ไข
ชื่อสินค้า – ใส่ชื่อสินค้าที่ต้องการแก้ไข
ราคาทุน – กรอกราคาทุนที่ต้องการแก้ไข
ราคาขาย – กรอกราคาขายที่ต้องการแก้ไข
ภาษีขาย – กรอกภาษีที่ต้องการแก้ไขว่าเป็นกี่ % ( ใส่เฉพาะตัวเลข ไม่ต้องใส่ %)
จำนวนเตือนสินค้าใกล้หมด – กรอกแก้ไขการเตือนสินค้า เมื่อถึงจำนวนที่กำหนด
ประเภทสินค้า – กรอกเลขรหัสที่ต้องการ
1 = สำหรับสินค้ามีสต๊อก ( สินค้าทั่วไป, จับต้องได้, เป็นชิ้น, มีการตัดสต๊อก)
0 = สินค้าไม่มีสต๊อก ( เช่น ค่าบริการต่างๆ, ค่าขนส่ง, สินค้าที่จับต้องไม่ได้ )
ประเภทสต๊อก – กรอกเลขรหัสที่ต้องการ
0 = สินค้าพื้นฐาน ตัดสต๊อกสินค้าตัวเอง, ตัดสินค้าปกติ
1 = สินค้า Serial/IMEI ( ตัดสต๊อกด้วยหมายเลขเฉพาะของสินค้าที่ไม่ซ้ำกัน )
ผู้จัดจำหน่าย – กรอกชื่อบริษัทที่ขายสินค้านี้ให้กับเรา
กลุ่มราคาสินค้า 2,3,4,5 – หากต้องการแก้ไขราคาสินค้าในกลุ่มราคาอื่นที่มีการตั้งกลุ่มเพิ่มไว้ ให้ดูข้อมูลที่ตั้งค่าระบบ > ตั้งค่าพื้นฐาน > ชื่อกลุ่มราคาสินค้า ( กลุ่มราคาสินค้า 2 มาจากช่องที่ 2 เรียงตามลำดับ )
หน่วยสินค้า – กรอกเลขรหัสที่ต้องการ
0 = สินค้าที่ขายเป็นจำนวนเต็ม ไม่มีการขายแบบทศนิยม เช่น ขายเป็นชิ้น, อัน
1 = สินค้าที่ขายเป็นจำนวนทศนิยม เช่น สินค้าขายเป็นน้ำหนัก, ขายเป็นลิตร
แก้ไขจำนวนสินค้าในสต๊อก – กรณีนี้ต้องพิมพ์หัวข้อในแถวที่ 1 ส่วนที่ระบุหัวข้อก่อน เพื่อให้ระบบอ่านข้อมูลได้ ซึ่งต้องระบุเป็น “ stock-เลขรหัสสาขา “ ( สังเกตช่องสีเหลือง) โดยดูเลขรหัสสาขา จากไฟล์ที่เราดึงมาจากระบบ ที่ช่อง รหัสสาขา คอลัมน์ A
ข้อควรทราบ ในการแก้ไขข้อมูลสินค้า ข้อมูลที่ import เข้าไปจะถูกแทนที่ข้อมูลเก่าที่มีอยู่เดิมในระบบ
5.3 การบันทึกไฟล์ ก่อนบันทึกให้ตรวจสอบไฟล์ก่อนว่ามีสินค้าในตารางเกิน 100 แถวหรือไม่ เนื่องจากการอัพโหลด จะรองรับสินค้าไม่เกิน 100 รายการ/ไฟล์ หากมีสินค้าเกิน แนะนำให้ทำหลายๆไฟล์ แล้วตั้งชื่ออย่าให้ซ้ำกัน (เพื่อลดความสับสน) ในการอัพโหลด ส่วนวิธีการเซฟไฟล์แนะนำให้เซฟเป็นไฟล์ .xls โดยให้บันทึกด้วยวิธีการ save as >> แล้วเลือกชนิดไฟล์เป็น .xls ( ซึ่งแต่ละโปรแกรมจะมีวิธีแตกต่างกันเล็กน้อย)
5.4 การอัพโหลดไฟล์เข้าระบบ หลังจากเซฟไฟล์แล้ว ให้ไปที่เมนู import ( ที่เดียวกับ download ไฟล์ต้นฉบับ ) ไปที่เมนู สินค้าคงคลัง >> รายการสินค้า >> import >> import สินค้า จากนั้นให้เลือกที่ “แก้ไขสินค้า” แล้วเลือกไฟล์สินค้าที่ทำไว้ จากนั้นให้เลือกสาขา โดยในกรณีต้องการให้แก้ไขราคาทุน/ราคาขายเฉพาะสาขาใดสาขาหนึ่ง ให้ติ๊กเฉพาะสาขาที่ต้องการ หากต้องการให้แก้ทุกสาขา ให้ติ๊กเลือกทั้งหมด ( ระวังการเลือกไฟล์ที่ไม่ตรงกับสาขา เพราะระบบจะไปแก้ข้อมูลกับสาขาที่เลือกไว้ ) แล้วกดปุ่ม import
หากในไฟล์ ใส่ข้อมูลผิดพลาด จะมีขึ้นแสดงเตือนให้ทราบว่าเป็นข้อมูลในส่วนใด ให้แก้ไขไฟล์ใหม่ ก่อน Import ไฟล์อีกครั้ง
หากข้อมูลถูกต้องทั้งหมดจะขึ้นเตือนดังนี้ แล้วเข้ามาสู่หน้าสถานะการโหลดข้อมูล
ในแต่ละช่องจะแจ้งข้อมูลดังต่อไปนี้
วันที่ – แจ้งวันเวลาที่ upload ไฟล์เข้าระบบ
Upload by – ชื่อ user ที่เป็นผู้ upload ไฟล์
สถานะ – จะมีด้วยกัน 2 สถานะ คือ กำลังดำเนินการ แปลว่า อยู่ในระหว่างการดำเนินการ, และสถานะ เสร็จสมบูรณ์ แปลว่า ไฟล์เข้าสู่ระบบฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ( ทั้งนี้การดำเนินการจะเสร็จสิ้นช้าเร็วไม่เท่ากัน ขึ้นอยู่กับจำนวนคิว, ความเร็วอินเตอร์เน็ต ในตอนนั้นๆ )
Upload file – คือไฟล์ที่ upload ขึ้นไป
หลังจากอัพโหลดไฟล์เสร็จสิ้น ตัวข้อมูลสินค้าทั้งหมดจะสามารถเข้าไปตรวจสอบได้ที่เมนู สินค้าคงคลัง >> รายการสินค้า ซึ่งสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูลได้ตามที่ต้องการ
ข้อควรทราบ
- การ import ข้อมูล จะเป็นการแก้ไขฐานข้อมูลในระบบโดยตรง จึงอาจมีผลกระทบในหลายๆส่วน ดังนั้นแนะนำให้เปิดสิทธิ์เฉพาะคนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
- จำนวนรายการสินค้าที่ import ต่อครั้งสูงสุด ไม่เกิน 100 รายการ ต่อ 1 ไฟล์ ดังนั้นถ้ามีสินค้ามากกว่า 100 รายการให้แบ่งเป็นหลายๆไฟล์
- ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไข ตำแหน่งคอลัมน์ในไฟล์ Excel ได้ เนื่องจากระบบจะตรวจจับตำแหน่งของคอลัมน์ในการนำเข้าข้อมูล
- ข้อมูลที่ Import จะยังไม่ได้เข้าระบบในทันที ต้องรอระบบคิวดำเนินการ ความเร็วในการ Import ไฟล์ขึ้นอยู่กับจำนวนคิว, ความเร็วเน็ต, ความหนาแน่นข้อมูล ในขณะนั้น
- การ import ข้อมูลสินค้าใหม่ จะมีผลต่อทุกๆสาขา ส่วนการ import แก้ไขข้อมูลสินค้าจะมีผลตามที่ใส่ข้อมูลในไฟล์ และ ตามที่เลือกสาขาไว้ตอน upload ไฟล์
- การ import แก้ไขข้อมูลสินค้า ระบบจะยึดการจับคู่ข้อมูลจากรหัสสินค้าเป็นหลัก ดังนั้น ถ้าต้องการแก้ไขสินค้าตัวใด ให้ใส่รหัสสินค้าตัวนั้นด้วยทุกครั้ง หากไม่ทราบรหัสสินค้าที่แน่นอน แนะนำให้ดูในระบบ หรือ export ข้อมูลสินค้าออกมาดูเปรียบเทียบ
- การ import แก้ไขข้อมูลสินค้า สามารถแก้ไขจำนวนสินค้าที่คงเหลือในสต๊อกได้ ซึ่งหากแก้ไขด้วยวิธีนี้ ระบบจะแสดงข้อมูลว่าสินค้าเปลี่ยนแปลงจาก IMPORT CSV
หากยังพบปัญหาการใช้งานกรุณาติดต่อที่ Line : @pos2u
