การทำใบเสนอราคา

  ใบเสนอราคา คือ เอกสารที่ร้านค้าออกให้กับผู้ซื้อ เพื่อให้ผู้ซื้อพิจารณาราคาสินค้าหรือบริการ รวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ก่อนตัดสินใจซื้อ โดยจะมีข้อมูลสินค้าหรือบริการ เงื่อนไขการจัดทำ หรือจัดส่ง ระยะเวลาเครดิต และหมายเหตุสำคัญต่างๆ ที่เกี่ยวกับการขาย หรือการให้บริการ เพื่อให้ลูกค้าใช้ตัดสินใจซื้อได้

ซึ่งระบบของ POS2U นั้น มีระบบรองรับการออกใบเสนอราคาอยู่ ซึ่งมีวิธีการทำดังนี้

 

การเปิดสิทธิ์เข้าเมนูฟังก์ชั่นใบเสนอราคา

สิทธิ์เข้าเมนูใบเสนอราคา จะสามารถปรับแต่งได้จากสิทธิ์ของ user ทำให้สามารถควบคุมได้ว่า user ใด จะสามารถเข้าส่วนเมนูนี้ได้หรือไม่ได้ มีวิธีการตรวจสอบและเปิดสิทธิ์ดังนี้

1. เข้าระบบหลังร้าน เลือก “ตั้งค่าระบบ”

2. เลือกเมนู “User Login”

3. เลือกชื่อ user ที่ต้องการเปิดสิทธิ์ แล้วกดปุ่ม “แก้ไข”

4. ให้เข้าดูที่ช่อง “กรุณาเลือกสิทธ์ในการเข้าถึงเมนูของ User Login ค่ะ”

5. ให้ติ๊กถูก ช่องที่ชื่อว่า “ใบเสนอราคา” เพื่อเปิดให้เข้าเมนูใบเสนอราคาได้

6. กด “บันทึก”

 

วิธีการเข้าเมนูฟังก์ชั่นใบเสนอราคา

1. ในส่วนของระบบหลังร้าน ให้เลือกเมนู “การขาย”

2. เลือกเมนู “ใบเสนอราคา”

หลักการทำใบเสนอราคาของ POS2U

1. สร้างใบเสนอราคา : กรอกข้อมูลต่างๆ ชื่อพนักงานขาย, ชื่อผู้ซื้อ, วันที่ต่างๆ, สินค้า, จำนวน >> กด “บันทึก”

2. รอลูกค้ายืนยันสั่งซื้อ : ระบบออกเลขที่ใบเสนอราคา >> พิมพ์เอกสารส่งให้ลูกค้ายืนยัน >> เมื่อลูกค้ายืนยันให้กด “ลูกค้ายืนยันสั่งซื้อ” >> ใส่วันที่ยืนยัน

3. ลูกค้ายืนยันสั่งซื้อ : ระบบจะบันทึกวันที่ยืนยันการสั่งซื้อ รวมทั้งข้อมูลการสั่งซื้อทั้งหมด จะแก้ไขไม่ได้แล้ว >> มีการชำระเงิน กดปุ่ม “รับชำระ”

4. รับชำระแล้ว : ระบบจะพาไปที่หน้า “การขาย” โดยอัตโนมัติ พร้อมกับข้อมูลตามใบเสนอราคาที่ทำไว้เกือบทั้งหมด >> กด “การชำระเงิน” เหมือนการขายปกติได้เลย

 

 

 

แนะนำเมนู หน้ารายการใบเสนอราคา

A. จะเป็นปุ่ม เพื่อกดเข้าเมนูการทำใบเสนอราคา

B. ส่วนนี้จะเป็นการฟิลเตอร์ เพื่อทำการค้นหารายการใบเสนอราคาที่มีการทำไว้

C. ส่วนนี้จะเป็นรายชื่อรายการใบเสนอราคาที่มีการทำไว้ ด้านท้ายรายการ  มีปุ่มสำหรับการดูข้อมูลใบเสนอราคา และปุ่มสำหรับพิมพ์ใบเสนอราคา

ขั้นตอนที่ 1:  สร้างใบเสนอราคา

ให้ดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้

1.1 สถานะ – ให้ทำการตรวจสอบว่าเป็นขั้นตอน การสร้างใบเสนอราคา หรือไม่

1.2 พนักงานขาย – ทำการใส่ชื่อพนักงานขาย ด้วยการใส่รหัสพนักงาน/ชื่อพนักงาน/เบอร์โทร ลงในช่องทีละตัว ระบบจะดึงข้อมูลรายชื่อพนักงานในระบบมาให้กดเลือก ( กรณียังไม่มีรายชื่อพนักงานขายในระบบ ให้กดเพิ่มที่เมนู “ข้อมูลติดต่อ” >> “พนักงาน” ) *ต้องใส่ทุกครั้ง

1.3 สาขา – ให้ทำการเช็คว่าเป็นสาขาที่ต้องการออกใบเสนอราคาถูกต้องหรือไม่ หากไม่ถูกต้อง ให้ออกจากระบบ แล้วเข้าสาขาที่ถูกต้องมาทำใหม่

1.4 ลูกค้า – ให้ค้นหาชื่อลูกค้าที่บันทึกไว้ในระบบ ด้วยการใส่รหัสลูกค้า/ชื่อลูกค้า/เบอร์โทร ลงในช่องทีละตัว กรณีเป็นลูกค้าใหม่ ไม่มีชื่อในระบบ สามารถกดปุ่มรูปลัญลักษณ์บวก เพื่อเพิ่มฐานข้อมูลลูกค้าก่อน

1.5 ข้อมูลผู้ติดต่อ – ส่วนนี้สามารถใส่ชื่อผู้ที่ติดต่อกับทางผู้ขายได้ ( กรณีเป็นบริษัท ช่องลูกค้าจะใส่เป็นข้อมูลบริษัท ช่องข้อมูลผู้ติดต่อ จะใส่ข้อมูลบุคคลที่ติดต่อกับเรา

1.6 ที่อยู่ – ส่วนนี้จะพิมพ์ข้อมูลลงเองไม่ได้ จะบบจะดึงข้อมูลที่อยู่จากชื่อลูกค้า มาใส่อัตโนมัติแทน

1.7 สถานที่จัดลงสินค้า – ส่วนนี้สามารถใส่ที่อยู่สำหรับการจัดส่งที่ต้องการได้

1.8 วันที่ออกเอกสาร – ให้ใส่วันที่ออกเอกสารใบเสนอราคา

1.9 วันที่ครบกำหนด – ให้ใส่วันที่ครบกำหนดของใบเสนอราคา ซึ่งจะมีผลถึงวันที่เท่าไหร่

1.10 เลขที่อ้างอิง – ในบางกรณี ลูกค้าจะออกเอกสารใช้สั่งซื้อมา ให้เราทำการระบุหมายเลขใบสั่งซื้อลงในช่องนี้

1.11 กำหนดชำระเงิน – ให้ทำการระบุ (เครดิต) จำนวนวันที่กำหนดในการชำระเงิน  หลังจากเซ็นรับสินค้าแล้ว

1.12 วันที่ยืนยันสั่งซื้อ – จะขึ้นวันที่อัตโนมัติ เมื่อมีการกดยืนยันการสั่งซื้อแล้ว

1.13 ค้นหาสินค้า – ให้ทำการพิมพ์หรือสแกนบาร์โค้ดค้นหาสินค้าที่จะทำใบเสนอราคาตรงส่วนนี้

1.14 หมายเหตุ – กรณีต้องการระบุหมายเหตุสั้นๆ ในใบเสนอราคา ให้ใส่ตรงส่วนนี้

1.15 ส่วนลดพิเศษ – ให้กดที่ส่วนนี้ กรณีต้องการให้ส่วนลดพิเศษ ( ทั้งบิล ) ซึ่งใส่ได้ทั้งรูปแบบมูลค่าและเปอร์เซนต์

อย่าลืมตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดว่าถูกต้อง แล้วจึงกด “บันทึก”

ตัวอย่างข้อมูลที่กรอกเสร็จ

ขั้นตอนที่ 2: รอลูกค้ายืนยันสั่งซื้อ

ให้ดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้

2.1 ระบบจะออกเลขที่ใบเสนอราคาในระบบ ใช้สำหรับค้นหาเอกสารที่ต้องการในหน้าเมนู “ใบเสนอราคา”

2.2 ให้กดปุ่มพิมพ์เอกสาร เพื่อส่งให้ลูกค้าพิจารณา

2.3 กรณีต้องการแก้ไข จะแก้ไขได้เฉพาะช่องที่เป็นสีขาว ส่วนที่เป็นสีเท่าจะแก้ไขไม่ได้ ต้องยกเลิกแล้วทำใหม่ตั้งแต่ต้น

2.4 กรณีที่ถูกต้อง ลูกค้ายอมรับ และต้องการสั่งซื้อแล้ว ให้กด “ลูกค้ายืนยันสั่งซื้อ” 

2.5 ให้ใส่วันที่ลูกค้ายืนยันสั่งซื้อ เพื่อให้ระบบบันทึกวันที่ยืนยันสั่งซื้อไว้

ขั้นตอนที่ 3: ลูกค้ายืนยันสั่งซื้อ

3.1 ขั้นตอนนี้ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลทุกอย่างไว้ในระบบ จะไม่สามารถแก้ไขได้แล้ว ทำได้เพียงแค่พิมพ์เอกสารใบเสนอราคา ที่มีข้อมูลครบถ้วน รวมถึงวันที่ยืนยันการสั่งซื้อของลูกค้า

3.2 เมื่อถึงวันที่ต้องตัดขายสินค้า และต้องการออกใบเสร็จ ให้กดปุ่ม “รับชำระ”

ขั้นตอนที่ 4: รับชำระแล้ว

4.1 หลังจากกดปุ่ม”รับชำระ” ระบบจะเปลี่ยนมาที่หน้าการขายโดยอัตโนมัติ รวมถึงข้อมูลที่ได้บันทึกไว้เกือบทั้งหมด ให้ตรวจสอบว่าข้อมูลถูกต้องครบถ้วนหรือไม่

4.2 หากถูกต้องแล้ว ให้กดปุ่ม “การชำระเงิน” เหมือนการทำการขายปกติได้เลย

 หากยังพบปัญหาการใช้งานกรุณาติดต่อที่ Line : @pos2u